Nachdem die Beurteilung Marktgängiger IT Systeme durchlaufen ist, kommt es zum einholen der Angebote, auch hier gebe ich einige Schlüsselkomponenten an:
1. Angebote einholen
- Marktrecherche: Suche nach potenziellen Anbietern und Angeboten.
- Anfragen stellen: Erstellung und Versenden von Angebotsanfragen an ausgewählte Anbieter.
2. Angebote bewerten
- Vergleichskriterien festlegen: Definition von Kriterien wie Preis, Qualität, Lieferzeit, Service, etc.
- Angebotsanalyse: Systematische Bewertung der eingegangenen Angebote anhand der festgelegten Kriterien.
3. Spezifikationen vergleichen
- Technische Anforderungen prüfen: Sicherstellen, dass die Angebote den technischen Anforderungen entsprechen.
- Leistungsmerkmale vergleichen: Analyse der spezifischen Leistungsmerkmale der angebotenen Produkte und Dienstleistungen.
4. Konditionen vergleichen
- Kostenanalyse: Vergleich der Gesamt- und Betriebskosten.
- Liefer- und Zahlungsbedingungen: Bewertung der Lieferzeiten, Zahlungsbedingungen und sonstiger Vertragskonditionen.
- Rechtliche Aspekte prüfen: Sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen und Bestimmungen erfüllt sind.
5. Entscheidungsfindung und Dokumentation
- Entscheidungsprozess dokumentieren: Schriftliche Aufzeichnung der Analyse und Bewertung der Angebote.
- Empfehlungen aussprechen: Fundierte Entscheidung treffen und dem Vorgesetzten oder Team Empfehlungen geben.
Wenn z.B. nach Hardware für ein Projekt gesucht wird, lohnt es sich mehrere Lieferanten zu Vergleichen. Hier können die Preise und Leistungen stark schwanken. Manchmal lohnt es sich auch im direkten Kontakt mit dem Händler zu kommen und versuchen ein „gemeinsames“ Projekt zu starten, sofern die Nachfrage der hoch genug ist.
Fallbeispiel:
Es wird nach Druckern mit spezifischen Funktionen gesucht, wobei ein Verkauf von 300 Druckern pro Quartal erwartet wird. Nach der Auswahl potenzieller Anbieter können diese kontaktiert und über die Anzahl der benötigten Drucker verhandelt werden. Häufig erstellen Händler einen speziellen Kooperationsvertrag, der Lieferung, Dienstleistungen, Service und gegebenenfalls Lieferzeiten für die genannten 300 Drucker pro Quartal zu einem günstigen Preis festlegt. So kann beispielsweise Schritt 2 nach Schritt 3 wiederholt werden, um eventuell bessere Konditionen auszuhandeln. Bei der Anfrage der erwarteten Menge zeigt sich, welche Anbieter in der Lage sind, einen solchen Vertrag mit Sonderkonditionen zu erstellen. Das auf den ersten Blick günstigste Angebot ist nicht immer das beste; hier gilt es, die Details zu beachten. Abschließend werden die ermittelten Angebote gesammelt und dem Vorgesetzten Empfehlungen ausgesprochen. Dabei ist es wichtig, den Entscheidungsprozess zu dokumentieren, um ihn auch für technisch weniger versierte Mitarbeiter nachvollziehbar zu machen.